Le design thinking favorise la collaboration entre services juridiques et IT
Lorsqu’un projet implique des services juridiques, des équipes IT et un organisme externe comme Juridy, la rédaction d’un cahier des charges clair et structuré est essentielle pour garantir le succès.
Pourtant, cet exercice peut devenir complexe si les priorités des différents acteurs ne sont pas alignées ou si les besoins des utilisateurs finaux sont mal définis.
Le design thinking, allié au legal design, permet de structurer cette collaboration en utilisant des ateliers participatifs.
Ces méthodes placent les utilisateurs au centre de la réflexion et favorisent une communication claire entre les parties prenantes, qu’il s’agisse des juristes, des IT ou des consultants externes.
Les défis de la collaboration pour un cahier des charges
Différences de priorités entre services
Les juristes se concentrent sur les aspects réglementaires, la conformité et la traçabilité, tandis que les équipes IT priorisent la sécurité, la performance et l’optimisation technique.
Ces différences peuvent créer des incompréhensions dans les projets communs, notamment lors de la rédaction du cahier des charges.
Intégration des exigences réglementaires et sécuritaires
Les projets juridiques impliquent souvent des réglementations strictes, comme le RGPD ou la directive NIS2, qui nécessitent une prise en compte précise dès les premières étapes.
Par ailleurs, les équipes IT doivent s’assurer que les solutions proposées respectent les normes de cybersécurité et protègent les données sensibles.
Complexité de la coordination avec un organisme externe
Faire intervenir un prestataire comme Juridy apporte une expertise précieuse, mais nécessite une gestion de projet structurée pour garantir une vision commune entre les différents intervenants.
Appliquer le design thinking et le legal design en atelier
Les ateliers de design thinking combinés au legal design offrent une méthodologie collaborative pour rédiger un cahier des charges clair et complet.
Étape 1 : Comprendre les besoins des utilisateurs (Empathie)
La première phase consiste à identifier les attentes et les frustrations des utilisateurs finaux, qu’ils soient internes (collaborateurs juridiques, IT) ou externes (clients, partenaires).
Atelier collaboratif avec Juridy :
- Réalisation de personas représentant les différents utilisateurs concernés.
- Cartographie des parcours utilisateurs pour identifier les étapes critiques et les points de friction.
Résultat attendu : Une liste des besoins prioritaires à intégrer dans le cahier des charges, en tenant compte des contraintes juridiques et techniques.
Étape 2 : Définir les objectifs du projet (Définition)
Une fois les besoins des utilisateurs identifiés, il est crucial de définir les objectifs du projet et les problèmes à résoudre.
Exemple d’objectifs :
- Assurer la conformité avec le RGPD.
- Intégrer des fonctionnalités de sécurité avancées, comme le chiffrement des données sensibles.
- Simplifier la gestion des contrats grâce à des outils intuitifs.
Atelier avec Juridy :
- Utilisation d’outils visuels (tableaux, schémas) pour clarifier les priorités.
- Identification des livrables clés attendus.
Résultat attendu : Une vision partagée des objectifs entre les juristes, l’IT et l’organisme externe.
Étape 3 : Imaginer des solutions adaptées (Idéation)
L’idéation consiste à générer des idées innovantes pour répondre aux besoins identifiés.
Atelier collaboratif :
- Brainstorming entre juristes, IT et consultants de Juridy.
- Propositions de solutions comme l’intégration d’une plateforme de gestion des contrats avec des contrôles d’accès sécurisés ou une IA pour détecter automatiquement les clauses non conformes.
Résultat attendu : Un ensemble d’idées concrètes à évaluer pour le cahier des charges.
Étape 4 : Concevoir des prototypes (Prototypage)
Avant de finaliser le cahier des charges, il est utile de créer des maquettes ou des modèles des solutions proposées.
Atelier de prototypage avec Juridy :
- Conception de wireframes pour les interfaces utilisateur.
- Simulation de flux de travail pour valider la faisabilité technique et juridique.
Résultat attendu : Une validation préliminaire des concepts avant leur intégration dans le cahier des charges.
Étape 5 : Tester et ajuster les solutions (Test)
Enfin, les solutions proposées doivent être testées en conditions réelles pour vérifier leur pertinence et leur conformité.
Exemple :
Simuler un scénario de violation de données pour tester les fonctionnalités de sécurité et les protocoles de réponse.
Résultat attendu : Des ajustements précis pour s’assurer que le cahier des charges intègre des solutions fonctionnelles et sécurisées.
Les bénéfices d’une méthodologie design thinking pour le cahier des charges
| Bénéfices | Impact pour les juristes | Impact pour l’IT |
|---|---|---|
| Vision partagée | Meilleure prise en compte des contraintes légales. | Compréhension des attentes techniques. |
| Collaboration renforcée | Appropriation des outils par les utilisateurs finaux. | Intégration fluide des exigences réglementaires. |
| Réduction des imprécisions | Moins de modifications coûteuses en fin de projet. | Définition claire des normes de sécurité. |
Exemple concret : un projet de gestion des contrats
Une entreprise souhaitait développer une plateforme centralisée pour gérer ses contrats.
Problèmes initiaux :
- Les juristes avaient du mal à suivre les modifications dans les contrats.
- Les équipes IT craignaient des failles de sécurité dans les outils existants.
- Les exigences des utilisateurs finaux étaient mal définies.
Approche design thinking avec Juridy :
- Atelier d’empathie : Les besoins clés ont été identifiés, notamment une interface intuitive et un système de notifications automatiques.
- Définition : Objectif principal : améliorer la traçabilité et garantir la sécurité des données sensibles.
- Idéation : Proposition d’une IA intégrée pour détecter les clauses sensibles.
- Prototypage : Création d’une maquette de l’interface utilisateur.
- Test : Validation en interne par des utilisateurs pilotes.
Résultat : Une plateforme opérationnelle, adoptée par les équipes, qui respecte le RGPD et renforce la sécurité des données contractuelles.
Conclusion
Le design thinking, combiné au legal design, offre une méthode puissante pour rédiger un cahier des charges qui répond aux besoins des services juridiques et IT.
En s’appuyant sur des ateliers collaboratifs avec un organisme externe comme Juridy, il devient possible de concevoir des solutions innovantes, conformes et sécurisées.
En adoptant cette méthodologie, les entreprises améliorent la qualité de leurs projets, tout en renforçant la collaboration entre les parties prenantes.
